Procedura ordine deplasare participanţi

Acte necesare:

- Ordin de deplasare completat;

- Bilete de transport sau bon carburant, după caz;

- Copie BI sau CI al beneficiarului decontării;

- Extras de cont al beneficiarului (din care să rezulte contul IBAN în care se va efectua plata transportului).

 

În cazul decontării cu autoturismul personal:

- Bonul de carburant va fi ştampilat pe verso la staţia unde s-a făcut alimentarea;

- Pe bonul de carburant vor fi trecute numele, numărul de înmatriculare al autoturismului şi codul fiscal al unităţii emitente a ordinului de deplasare.

PRECIZĂRI: În cazul deplasării cu autoturismul personal, decontarea se va face în limita a 7,5 litri de carburant la 100 km. Bonul de carburant trebuie să aibă o valoare cel puţin egală cu contravaloarea în lei a 7,5 litri de combustibil la 100 km. În cazul în care valoarea bonului este mai mică decât contravaloarea în lei a 7,5 litri la 100 de km se va deconta valoarea bonului. În cazul în care valoarea bonului este mai mare, atunci se va deconta contravaloarea în lei a 7,5 litri la 100 km.

IMPORTANT: bonul de combustibil trebuie să fie din data efectuării deplasării. 

INSTRUCŢIUNI DE COMPLETARE A ORDINULUI DE DEPLASARE

 

A. EMITEREA ORDINULUI DE DEPLASARE

1. UNITATEA: se va completa cu numele unităţii emitente, iar în paranteză se va înscrie prescurtarea calităţii pe care o are în cadrul proiectului;

2. NR.: se va înscrie numărul intern al ordinului de deplasare din registrul numerelor de intrare/ieşire;

3. DOMNUL (A): se va completa cu numele şi prenumele complet al persoanei care urmează a efectua deplasarea;

4. FUNCŢIA: se va completa cu funcţia pe care o ocupa în cadrul proiectului, de exemplu: CURSANT;

5. SCOPUL DEPLASĂRII: se înscrie scopul deplasării, de exemplu: CURSURI;

6. DESTINAŢIA DEPLASĂRII: se completează cu numele entităţii unde se efectuează deplasarea şi localitatea de destinaţie;

7. DURATA DEPLASĂRII: se va completa cu data de început a deplasării şi cea de sfârşit;

8. DOCUMENT CU CARE SE LEGITIMEAZĂ: se va completa cu informaţiile privind seria şi numărul documentului cu care se legitimează persoana cu care se deplasează (CI, BI);

9. DATA: se înscrie data când a fost ordinul de deplasare;

10. ŞTAMPILA ŞI SEMNĂTURA: ordinul de deplasare va fi semnat de persoana care dispune efectuarea deplasării şi se va aplica ştampila emitentului

B. EFECTUAREA DEPLASĂRII ŞI COMPLETAREA DE CĂTRE PERSOANA TITULARĂ A FORMULARULUI ORDIN DE DEPLASARE

Persoana care este titular al ordinului de deplasare va obţine conformare din partea entităţii unde se deplasează că a efectuat deplasarea.

Entitatea unde se efectuează deplasarea va completa următoarele rubrici:

- Entitatea respectivă va înscrie data şi ora la care titularul a ajuns;

- Entitatea va înscrie data şi ora la care titularul ordinului a plecat;

- Va aplica ştampila proprie şi va semna.

RUBRICI DE COMPLETAT DE CĂTRE TITULARUL ORDINULUI DE DEPLASARE:

- se va completa cu data şi ora plecării în delegaţie, data şi ora întoarcerii din delegaţie, precum şi cu data la care a depus la emitentul ordinului formularul completat corespunzator pentru justificarea deplasării;

- la felul actului se va completa felul documentului care justifică cheltuiala: ex:

  a. BONUL FISCAL - pentru carburant auto (document care trebuie ştampilat pe verso de la unitatea de la care s-a făcut alimentarea, să fie completat cu numărul de   înmatriculare al maşinii alimentate şi cu codul fiscal al unităţii emitente a ordinului de deplasare.

  b. TICHET DE CALATORIE emis de firmă care a efectuat transportul, care se va completa cu numele persoanei care s-a deplasat şi codul fiscal al unităţii care a emis   ordinul de deplasare.

- NR. ŞI DATA ACTULUI: se va înscrie de către titular numărul şi data documentelor prezentate mai sus;

- SUMA: se va completa cu valoarea documentelor prezentate mai sus;

- DECLARAŢIE: titularul va completa pe scurt, pe spatele ordinului de deplasare, o declaraţie din care să rezulte că s-a deplasat cu mijlocul de transport (va specifica tipul - autoturim, tren etc.). Se va menţiona, de asemenea, data deplasării şi scopul. În cazul deplasării cu autoturismul se va specifica şi numărul de înmatriculare. Declaraţia va fi însoţită de semnătura titularului de avans.

ORDINUL DE DEPLASARE completat conform celor precizate mai sus va fi depus de către titular la unitatea emitentă.